Enlarge text
Print
Sådan fungerer systemet


1. Hvordan foretages en indberetning?

Ved indberetning kan nedenstående link til Whistleblower-systemet følges:
https://pfa.whistleblowernetwork.net/Forms/

eller der kan foretages en indberetning via PFA’s hjemmeside:
https://pfa.dk/om-pfa/corporate-responsibility/ansvarlig-forretningspraksis/

Du kan også foretage en indberetning direkte til Finanstilsynet. Læs mere herom:

Info om Finanstilsynets whistleblower-ordning:
https://www.finanstilsynet.dk/Whistleblower/Info-om-whistleblower-ordningerne/Info-om-whistleblower-ordningen

Ved indberetning direkte til Finanstilsynet følges:
https://www.finanstilsynet.dk/Whistleblower/

PFA's interne online-system til indberetning er leveret af og hostet hos Got Ethics A/S, der er en uafhængig part, som garanterer for sikkerhed og anonymitet i systemet.

Indberetter kan trygt indberette sin viden via systemet. Systemet logger ikke IP-adresse eller pc-ID og benytter heller ikke cookies. Al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Der sendes ingen ukrypterede oplysninger over det åbne internet.

Det anbefales, at indberetning foretages fra en privat computer, der ikke er på PFA’s netværk.

Hvis en indberetning er foretaget fra en computer, der er på virksomhedens netværk, er der risiko for, at den besøgte hjemmeside bliver logget i PFA’s system-log, og dermed vil der også være risiko for, at indberetningen kan spores.

Ved indberetning bør indberetter beskrive sin viden så detaljeret som muligt. Jo mere information indberetter giver, jo nemmere vil det være at iværksætte en undersøgelse af indberetters observation. Indberetter kan meddele sin viden, men bør ikke på egen hånd undersøge. Dette overlades til compliancefunktionen.

Hvis indberetter foretager en indberetning, har indberetter mulighed for på et senere tidspunkt at logge sig på systemet og se, om sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspurgt yderligere dokumentation.

En eventuel efterfølgende dialog er altid anonym, medmindre indberetter selv vælger at opgive sin identitet. Ligeledes vil en dialog alene bero på indberetters villighed til at logge på systemet og besvare sagsbehandlerens spørgsmål. Generelt anbefales indberetter at logge på whistleblower-systemet via en privat computer, der ikke er på PFA’s netværk.

Hvis indberetningen ikke afvises, og der indsamles oplysninger til brug for undersøgelsen, vil indberetter modtage oplysning om, at der er modtaget en indberetning.

Hvis der indberettes et forhold, og indberetter vælger ikke at være anonym, skal indberetter være opmærksom på, at der kan være en risiko for, at indberetter bliver indkaldt som vidne, såfremt der bliver indledt en retssag.

2. Hvad kan der indberettes om?

Forhold der kan indberettes via whistleblowerordningen, er fx oplysninger om:

• Økonomisk kriminalitet som underslæb, bestikkelse, afpresning, bedrageri og dokumentfalsk
• Overtrædelse eller potentielle overtrædelser af den finansielle lovgivning
• Markedsmisbrug, herunder markedsmanipulation, insiderhandel og øvrig misbrug af intern viden
• Hvidvaskning af penge, finansiering af terrorisme og illegale aktiviteter
• Væsentlige brud på arbejdssikkerheden
• Væsentlige brud på miljøregler og forurening af miljøet
• Fysisk vold, diskrimination og seksuelle krænkelser

Falder sagen uden for ordningens anvendelsesområde, jf. ovenfor, eller vurderes den at være åbenbart grundløs, afvises sagen. De øvrige sagsbehandlere orienteres via portalen, ligesom sagen vil figurere i den overordnede statistik over indkomne indberetninger, men alene i anonymiseret og generaliseret form. Samtidig informeres indberetter om afvisningen.

Forhold som fx utilfredshed med lønforhold samarbejdsvanskeligheder, overtrædelse af ryge- eller alkoholpolitik mv., kan ikke indberettes via whistleblowerordningen, men skal indberettes via de normale ledelseskanaler, fx ved direkte kontakt til nærmeste leder eller HR.

Hvis indberetter er i tvivl om, hvorvidt observation skal indberettes eller ej, opfordres indberetter til at indberette. Compliancefunktionen besvarer og behandler alle henvendelser. Hvis indberetningen er af en sådan karakter, at den ikke hører hjemme i whistleblowersystemet, vil indberetter, hvis denne har valgt ikke at være anonym, modtage besked om, hvor indberetter skal henvende sig.

Alle indberetninger via whistleblowersystemet skal ske med gode intentioner. PFA-koncernen tager skarpt afstand fra ondsindet sladder og løse rygter. For at undgå, at uskyldige personer mistænktes for uregelmæssigheder, er det således vigtigt, at indberetter nøje overvejer, om mistanken er reel, inden der foretages en indberetning.

3. Hvem behandler indberetningen?

Indberetningerne behandles af Chief Compliance Officer, som orienterer formanden for koncernrevisionsudvalget i PFA Holding A/S.

Det er alene de sagsbehandlere, som er godkendt af systemejer og har fået oprettet et personligt login, der har adgang til at se og behandle indberetningerne. IT-administratorerne, som også har fået oprettet et personligt login, har alene adgang til de dele af whistleblowerportalen, der vedrører portal-konfiguration, oprettelse af sagsbehandlere og andre administrative opgaver.

Medarbejdere i Intern Revision har ret til at få forevist indberetninger, men de har ikke egen systemadgang.

Hvis en indberetning vedrører en eller flere medarbejdere i Compliance, eller hersker der på anden vis tvivl om Compliance’s habilitet, eller indberetningen vedrører koncernrevisionsudvalgsformanden, vil indberetningen blive behandlet af de øvrige medlemmer af koncernrevisionsudvalget i PFA Holding A/S. Medlemmer af koncernrevisionsudvalget kan på baggrund af en rapporteret whistleblowersag beslutte, om der er behov for ekstern assistance i forbindelse med håndteringen af sagen evt. ved hjælp fra ekstern revisor eller advokat.

Koncernrevisionsudvalget vil også på baggrund af en rapporteret whistleblowersag kunne træffe beslutning om, at der er behov for en revision af en proces eller et givent område.

Compliance og koncernrevisionsudvalget har ansvar for, at information om en whistleblowersag og eventuel undersøgelse håndteres på fortrolig og betryggende vis.

Kommunikation mellem sagsbehandler og øvrige involverede skal som udgangspunkt ske mundtligt eller gennem portalen. Hvis der er behov for fremsendelse af materiale, skal dette ske ved overbringelse (personligt eller med bud) eller fremsendelse med krypteret mail eller brev og en markering af, at indholdet er fortroligt. Der må aldrig udveksles personfølsomme oplysninger uden det sker via sikker forbindelse over internettet, pr. fax eller lignende, hvor oplysninger kan komme til uvedkommendes kendskab.

4. Sletning af oplysninger i systemet

Oplysninger skal slettes i whistleblowersystemet 5 år efter en sag enten afvises eller er færdigbehandlet. Baggrunden for opbevaringen er at PFA-koncernen er forpligtet til at opbevare oplysninger om, hvad indberetningen går ud på, dokumentation for, hvordan indberetningen er blevet behandlet, og hvilke beslutninger, der er blevet truffet som følge af behandlingen af indberetningen i 5 år fra indberetningen.

Relevant mailkorrespondance, interne undersøgelsesrapporter eller andet materiale, der dokumenterer, opfølgning på indberetningen opbevares også i 5 år efter en sag enten afvises ellers er færdigbehandlet. Såfremt dokumentationen indeholder personoplysninger vil der i videst mulig omfang ske sletning eller anonymisering af personoplysninger senest 6 måneder efter en sag afvises eller er færdigbehandlet.

Fører en indberetning til en ansættelsesretlig sanktion slettes indberetningen i systemet 5 år efter afslutningen af sagen. Oplysninger om den ansættelsesretlige sanktion gemmes dog i HR efter reglerne for opbevaring af personaleoplysninger.

Er sagen videregivet til politiet og eventuelt domstolene, sker sletningen 5 år efter politiet og domstolene har færdigbehandlet sagen og en eventuel ankefrist er udløbet.

5. PFA-koncernens informationspligt over for indberettede
PFA-koncernen er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hver situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår der kan gives denne meddelelse, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.

Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetter har valgt ikke at være anonym.

Som udgangspunkt vil indberetter modtage de oplysninger, der er nødvendige for, at indberetter kan varetage sin interesse, det vil sige oplysninger om, at vi har modtaget indberetningen og om indholdet af indberetningen.

Der stilles ikke krav om, at orienteringen af indberetningen skal være skriftlig, men det skal kunne dokumenteres, at den har fundet sted. Orienteringens indhold vil typisk have en sådan karakter, at der bør afholdes et møde med den indberettede.
6. PFA-koncernens forpligtelser

PFA-koncernen forpligter sig til at tage alle væsentlige indberetninger alvorligt.

PFA-koncernen vil beskytte de medarbejdere, der reagerer på betænkeligheder og rapporterer det via whistleblower-systemet, herunder Finanstilsynets whistleblowerordning. PFA accepterer ikke repressalier over for disse medarbejdere, uanset om deres ansættelsesforhold i PFA er ophørt. Enhver, der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har foretaget en indberetning i god tro, kan blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner.

PFA vil også sikre, at en indberetning, hvor medarbejderen vælger ikke at være anonym, ikke får negative konsekvenser for medarbejderens muligheder i PFA.

Sker det, at en medarbejder, der har handlet i henhold til whistleblowerpolitikken, bliver udsat for ufordelagtig behandling, skal vedkommende straks indberette det til HR-direktøren eller Compliance.

Det kan få ansættelsesretlige og/eller strafferetlige konsekvenser for medarbejdere, der med fuldt overlæg foretager en falsk indberetning om mistænkelige forhold.

Hvis undersøgelsen viser, at der er tale om en overtrædelse, som kan få ansættelsesretlige konsekvenser for en medarbejder, skal direktionen og HR i det pågældende koncernselskab altid inddrages. Beslutningen om ansættelsesretlige konsekvenser skal altid træffes af direktionen. Vedrører forholdet en overtrædelse begået af et medlem af direktionen, skal en beslutning om ansættelsesretlige konsekvenser træffes af bestyrelsen i det pågældende koncernselskab. Endelig vil konsekvenserne af et bestyrelsesmedlems overtrædelse skulle besluttes af de øvrige medlemmer af bestyrelsen.

En indberetning kan også have en karakter, som kan medføre, at der foretages en politianmeldelse eller sker videregivelse af oplysninger til Finanstilsynet eller anden relevant offentlig myndighed.

7. Hvordan kan jeg følge med i sagen og give yderligere dokumentation?

Hvis du foretager en indberetning, har du mulighed for på et senere tidspunkt at logge dig på systemet og se, om sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation.

En eventuel efterfølgende dialog er altid anonym, medmindre du selv vælger at opgive din identitet. Ligeledes vil en dialog alene bero på din villighed til at logge på systemet og besvare sagsbehandlerens spørgsmål. Generelt anbefales du at logge på whistleblower-systemet via en privat computer, der ikke er på PFA’s netværk.

Hvis du indberetter et forhold og vælger ikke at være anonym, skal du være opmærksom på, at du kan risikere at blive indkaldt som vidne, hvis der bliver indledt en retssag.

8. Hvem behandler indberetninger?

Indberetningerne behandles af Chief Compliance Officer, som orienterer formanden for koncernrevisionsudvalget i PFA Holding A/S. Hvis en indberetning vedrører en eller flere medarbejdere i Compliance, eller hersker der på anden vis tvivl om Compliance’s habilitet, bliver indberetningen i stedet behandlet af koncernrevisionsudvalgsformanden.

Hvis en indberetning vedrører koncernrevisionsudvalgsformanden, vil indberetningen blive behandlet af de øvrige medlemmer af koncernrevisionsudvalget i PFA Holding A/S. Medlemmer af koncernrevisionsudvalget kan på baggrund af en rapporteret whistleblower-sag beslutte, om der er behov for ekstern assistance i forbindelse med håndteringen af sagen evt. ved hjælp fra ekstern revisor eller advokat.

Koncernrevisionsudvalget vil også på baggrund af en rapporteret whistleblower-sag kunne træffe beslutning, at der er behov for en revision af en proces eller et givent område. 

Compliance og koncernrevisionsudvalget har ansvar for at information om en whistleblower-sag og eventuel undersøgelse håndteres på fortrolig og betryggende vis.

9. Hvilken informationspligt har vi over for indberettede?

PFA-koncernen er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold.

Der vil i hver situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår der kan gives denne meddelelse, således at meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.

Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetteren har valgt ikke at være anonym.

PFA kan dog blive tvunget til at oplyse identiteten, hvis der indledes en retssag, hvor indberetteren bliver indkaldt som vidne, hvorved anonymiteten fortabes. 

10. Hvordan beskytter vi den indberettede?

PFA koncernen forpligter sig til at tage alle væsentlige informationer alvorligt.

PFA koncernen vil beskytte alle medarbejdere, der rapporterer via whistleblower-systemet.

Repressalier over for medarbejdere, der opdager og rapporterer om ulovligheder, svindel eller uredelig opførsel i PFA koncernen accepteres ikke.

Sker det, at en medarbejder, der har handlet i henhold til whistleblower-politikken, bliver udsat for repressalier, skal vedkommende straks indberette det til HR direktøren eller Compliance.