Enlarge text
Print

Politik



Definitioner
Whistleblowing er betegnelsen for den handling en medarbejder foretager, hvis vedkommende opdager ulovligheder, svindel eller anden redelig opførsel på arbejdspladsen ved at videregive informationen til ledelsen uden at bringe den til offentlighedens kendskab.
 
Formål
PFA-koncernen er en organisation, der reagerer på væsentlig og vigtig information.
 
Via et selvstændigt whistleblower-system giver PFA-koncernen medarbejdere, direktionsmedlemmer og bestyrelsesmedlemmer mulighed for at reagere på ulovligheder, svindel eller anden opførsel i selskaberne.
 
Denne politik har til formål at understøtte principper for god og åben virksomhedskultur:
  • PFA-koncernen accepterer ikke overtrædelse af love, etiske standarder og interne regler, men ønsker en virksomhedskultur, der er i overensstemmelse med disse.
  • PFA-koncernen har en interesse i at etablere og vedligeholde et miljø, som opfordrer til frit flow af information.
  • PFA-koncernen forventer, at medarbejdere anvender whistleblower-systemet og accepterer ikke repressalier over for disse medarbejdere.
  • PFA-koncernen forpligter sig til at tage alle indberetninger alvorligt.
Anvendelsesområde, retningslinjer, whistleblower-systemet, revision og opfølgning
Denne politik finder anvendelse for PFA-koncernen, og godkendes på koncernniveau af bestyrelsen i PFA Holding A/S.
 
Bestyrelserne i de underliggende datterselskaber er ansvarlige for at godkende nærværende politik.
 
Det er naturligt, at medarbejdere i en stor koncern kan støde på noget, hvor vedkommende er i tvivl, om det er lovligt eller etisk forsvarligt. PFA-koncernen forventer i den forbindelse, at alle medarbejdere, der har mistanke om eller er vidende om ulovligheder, svindel, uetiske eller andre uredelige forhold, reagerer på betænkelighederne og rapporterer det via whistleblower-systemet.
 
Hovedprincipperne for indberetning:
  • Økonomisk kriminalitet som underslæb, bestikkelse, afpresning, bedrageri og dokumentfalsk.
  • Overtrædelse eller potentielle overtrædelser af den finansielle lovgivning.
  • Markedsmisbrug, herunder markedsmanipulation, insiderhandel og øvrig misbrug af intern viden.
  • Hvidvaskning af penge, finansiering af terrorisme og illegale aktiviteter.
  • Væsentlige brud på arbejdssikkerheden.
  • Væsentlige brud på miljøregler og forurening af miljøet.
  • Fysik vold, diskrimination og seksuelle krænkelser.
Indberetning kan ske via PFA’s eksterne hjemmeside eller Intranet.
 
Indberetningerne behandles af Chief Compliance Officer, som orienterer formanden for koncernrevisionsudvalget i PFA Holding A/S.
 
Hvis en indberetning vedrører én eller flere medarbejdere i Compliance, eller hersker der på anden vis tvivl om Compliance’s habilitet, eller indberetningen vedrører koncernrevisionsudvalgsformanden, vil indberetningen blive behandlet af de øvrige medlemmer af koncernrevisionsudvalget i PFA Holding A/S. Medlemmer af koncernrevisionsudvalget kan på baggrund af en rapporteret whistleblower-sag beslutte, om der er behov for ekstern assistance i forbindelse med håndteringen af sagen evt. ved hjælp fra en ekstern revisor eller advokat.
 
PFA vil beskytte de medarbejdere, der reagerer på betænkeligheder og rapporterer det via whistleblower-systemet, herunder Finanstilsynets whistleblowerordning. PFA accepterer ikke repressalier over for disse medarbejdere, uanset om deres ansættelsesforhold i PFA er ophørt. Enhver, der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har foretaget en indberetning i god tro, kan blive mødt med ansættelsesretlige sanktioner.
 
PFA vil også sikre, at en indberetning, hvor medarbejderen vælger ikke at være anonym, ikke får negative konsekvenser for medarbejderens muligheder i PFA.
 
Det system, som benyttes til at registrere indberetningerne, bliver drevet af Got Ethics A/S, der er en uafhængig part og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet.
 
Hvis en indberetter vælger ikke at være anonym, vil selskabet i videst muligt omfang behandle indberetningen fortroligt.
 
Denne politik for whistleblowing skal med udgangspunkt i bestyrelsens årlige proces gennemgås mindst én gang årligt.
 
Minimum på årlig basis skal alle medarbejdere i PFA gennemføre et obligatorisk undervisningsforløb vedrørende kendskab og anvendelse af whistleblowerordningen.
 
Kontroller
Compliance gennemfører en årlig manuel test af whistleblower-systemets opsætning af, om systemet og kontrolforanstaltninger virker som forventet. Resultatet af testen vil indgå som en del af Compliance’s årlige vurdering af whistleblower-ordningen, der bliver forelagt til det af bestyrelsen nedsatte koncernrevisionsudvalg i PFA Holding A/S og bestyrelsen i PFA Holding A/S samt til bestyrelserne i de underliggende datterselskaber.
 
Rapportering
Chief Compliance Officer rapporterer løbende om hændelser indberettet under whistleblower-ordningen til koncernrevisionsudvalget i PFA Holding A/S og til bestyrelsen i PFA Holding A/S samt til bestyrelserne i de underliggende datterselskaber, som indberetningerne måtte vedrøre.
 
Indberetningerne vedrørende medarbejdere i Compliance bliver rapporteret af de øvrige medlemmer af koncernrevisionsudvalget til bestyrelsen i PFA Holding A/S.
 
Indberetninger vedrørende koncernrevisionsudvalgsformanden bliver rapporteret af de øvrige medlemmer af koncernrevisionsudvalget til bestyrelsesformanden i PFA Holding A/S forudsat, at der ikke er sammenfald mellem bestyrelsesformanden og koncernrevisionsudvalgsformanden. Såfremt der er personsammenfald, kan rapportering i stedet ske til næstformændene for bestyrelsen i PFA Holding A/S.